Kallelse till årsmöte (stämma) skall enligt stadgarna ske senast 14 dagar innan mötet. Kallelsen skickas i första hand med e-post till angiven adress. De som saknar e-post/ Internet får materialet hemskickat som brev. Tid och plats annonseras också på föreningens anslagstavlor.
Eftersom e-post numera är huvudmetoden att sända ut information till medlemmar är det av största vikt att föreningen känner till rätt e-postadress. I inloggat läge skall medlem själv underhålla uppgifter om sig själv och sin fastighet i Sundsta. Detta sker under Redigera användarprofil i Medlemsmenyn. Där kan adress, telefon och e-post underhållas av den som är inloggad. (Användarnamn och lösenord erhålls av sekreteraren).